1. Në platformë nuk më pranohet data për aplikim, pse ndodh kjo?
Zbatimi i granteve është paraparë të fillojë në mars 2026, aplikimi me datë më herët nuk është i mundur.

2. Në platformë nuk më pranohet shuma e mjeteve për aplikim, pse ndodh kjo?
Tek shuma, formati duhet të jetë me vetëm numra, pa pikë ose presje në mes.

3. Ne kemi shkarkuar paketën e dokumenteve për thirrjen e hapur për Grante Institucionale (EJA Kosovë). Në këtë paketë kemi gjetur formularin e aplikimit narrativ dhe udhëzuesit shoqërues, por nuk kemi arritur të gjejmë formularin e buxhetit.
Formulari i buxhetit mund të shkarkohet në platformë gjatë aplikimit.

4. Organizata jonë është themeluar në janar të këtij viti dhe, si organizatë e re, ende nuk posedojmë pasqyrat financiare vjetore për dy vitet e fundit (2023 dhe 2024), ashtu siç kërkohet në udhëzues për organizatat që përzgjidhen në listën e ngushtë. Prandaj, do të dëshironim të dimë nëse mungesa e këtyre dokumenteve për shkak të kohës së shkurtër të operimit të organizatës do të na penalizojë në procesin e përzgjedhjes, apo nëse kjo nuk përbën arsye diskualifikimi.
Sa i përket pyetjes suaj, duam të ju sqarojmë se mungesa e pasqyrave financiare për organizatat e reja nuk është arsye për penalizim. Siç ceket në udhëzues, tek pjesa e fusnotave – “Pasqyrat financiare vjetore duhet në minimum të tregojnë bilancin dhe pasqyrën e të ardhurave dhe shpenzimeve. Raportet e auditimit duhet të mbulojnë dy pasqyra financiare të organizatës. Për organizatat e krijuara së fundmi, vetëm nëse është e aplikueshme”.

5. Nëse dy organizata të shoqërisë civile aplikojnë në partneritet (njëra si aplikues kryesor dhe tjetra si partner), por drejtuesit ekzekutivë të tyre kanë lidhje familjare, a konsiderohet kjo si konflikt interesi? Të dyja organizatat janë të regjistruara ligjërisht, kanë statute dhe llogari bankare të ndara, si dhe struktura vendimmarrëse të pavarura.
Dëshirojmë t’ju informojmë se në kuadër të grantit institucional nuk është e mundur të aplikoni në partneritet, pasi natyra e këtij granti parasheh mbështetje vetëm për një organizatë.
Sa i përket çështjes së konfliktit të interesit, dëshirojmë të theksojmë se praktikat ku individë me lidhje familjare aplikojnë së bashku në kuadër të thirrjeve për projekte nuk përputhen me parimet e mira të qeverisjes së brendshme. KCSF angazhohet fuqishëm për promovimin e këtyre parimeve në sektorin e shoqërisë civile dhe i konsideron ato thelbësore për ruajtjen e integritetit dhe transparencës.

6. Sistemi online i aplikimit nuk e lejon aplikimin në kohëzgjatje 36 muaj.
Sa i përket kohëzgjatjes, siç është cekur në udhëzues, organizatat mund të aplikojnë për përkrahje për një periudhë 24 deri në 34 muaj.

7. Në Logical Framework template, a duhet të vendosim vetëm pjesën e strategjisë me të cilën aplikojmë, apo tërë strategjinë e organizatës?
Në kornizën logjike duhet të reflektohet e tërë strategjia e organizatës me të cilën aplikohet, pavarësisht nëse kërkesa për mbështetje nga KCSF e mbulon vetëm një pjesë të saj.

8. Në Udhëzuesin për Aplikim potencohet se “Aktivitetet e llojit të shërbimit, si ato të ngjashme me Asistencën Teknike” dhe “Fushata ndërgjegjësuese pa veprime të duhura pasuese” janë aktivitete jo të kualifikueshme.
Do t’ju ishim mirënjohës nëse mund të na sqaroni më gjerësisht se çfarë nënkuptoni me “aktivitetet e llojit të shërbimit”, duke marrë parasysh që projektet tona fokusohen kryesisht në ofrimin e shërbimeve psikologjike, logopedike e të tjera për personat me aftësi të kufizuara.
Sa i përket “aktiviteteve të llojit të shërbimit, si ato të ngjashme me Asistencën Teknike”, nënkuptohet çdo aktivitet që ka karakter këshillimor, konsulence ose asistence të drejtpërdrejtë për institucione, biznese apo palë të treta, ku organizata luan rolin e ofruesit të një shërbimi teknik apo profesional për palë të jashtme, pa përfshirje domethënëse të qytetarëve apo komunitetit.

9. Po ashtu, do të vlerësonim një sqarim më të detajuar edhe mbi kuptimin e “veprimeve të duhura pasuese” pas fushatave ndërgjegjësuese. 

Me “veprime të duhura pasuese” nënkuptojmë veprime që sjellin ndryshime domethënëse dhe të matshme në komunitet, të cilat nuk kufizohen vetëm në informim, por përfshijnë ndërveprim të drejtpërdrejtë me komunitetin dhe adresojnë realisht nevojat dhe sfidat e tij. 

10. A duhet që buxheti të paraqitet në detaje për secilën aktivitet, apo mjafton një buxhet i përgjithshëm? Gjithashtu, a është buxheti i detajuar i destinuar më shumë për thirrjen specifike për propozime, apo për strategjinë e përgjithshme institucionale të organizatës aplikuese?   

Buxheti duhet të plotësohet për secilin aktivitet të paraparë në propozim, duke u përshtatur me natyrën e instrumentit. Meqenëse ky është një grant institucional, buxheti duhet të jetë në përputhje dhe të mbështesë objektivat strategjike të përgjithshme të organizatës. Është e rëndësishme që aktivitetet e propozuara dhe buxheti përkatës të kontribuojnë në mënyrë domethënëse në qëllimet më të gjera institucionale, dhe jo të kufizohen vetëm në kuadrin e një thirrjeje të vetme për propozime.

  11. Udhëzimet përmendin se aplikuesit nuk duhet të kenë një kontratë aktive në kuadër të programit EJA Kosovë në kohën kur pritet të fillojë zbatimi i grantit institucional. A zbatohet kjo vetëm për thirrjen për Grantet Institucionale, apo për çdo kontratë që lidhet me KCSF? A mund të sqaroni çfarë nënkuptohet me “kontratë aktive” në këtë kontekst?   
Një kontratë aktive i referohet një kontrate granti ndërmjet KCSF-së dhe një grantisti, e cila është aktualisht në fuqi dhe e zbatueshme. Kjo përfshin të gjitha kontratat për grante në kuadër të programit EJA.   

12. A mund të elaboroni më shumë se çfarë nënkuptohet me “shoqata kulturore amatore”? A i referohet kjo vetëm grupeve kulturore të bazuara në komunitet, apo përfshin edhe nisma të pavarura kulturore si ato në fushën e arteve pamore, skenike apo multidisiplinare? 

“Shoqata kulturore amatore” i referohet organizatave të përbëra nga praktikues kulturorë joprofesionistë (amatorë) të cilët promovojnë ose ushtrojnë forma të ndryshme të artit. Kjo nuk kufizohet vetëm te organizatat kulturore të bazuara në komunitet dhe mund të përfshijë edhe nisma që përfshijnë arte multidisiplinare. 

1.A keni ndonjë template për buxhet, apo supozohet ta punojmë në formatin që e përdorim zakonisht që edhe kjo të hyjë në vlerësim dhe fushë potenciale për zhvillim? 

Po, ju duhet të përdorni shabllonin për buxhetin e propozuar që është pjesë e sistemit online të aplikimit të EJA Kosovë. Ky shabllon është dizajnuar për të siguruar uniformitet dhe lehtësi në vlerësimin e aplikacioneve. Shabllonet, përveç në sistemin online mund t’i gjeni në webfaqen tone, në vegzën: Grantet për zhvillim organizativ – KCSF 

2.Kur thuani që të demonstrohet se kemi kapacitet për menaxhim të projektit ju lutem për informatën se cila është mënyra për ta demostruar këtë – permes buxhetit paraprak dhe ndonjë formë tjetër e demostrimit të këtyre kapaciteteve? Nese ka të tjera ju lutem qe t’i listoni.

Kapaciteti për menaxhim mund të demonstrohet përmes disa elementeve siç janë buxheti paraprak, dokumentet mbështetëse përfshirë pasqyrat financiare vjetore dhe raportet e auditimit (nëse aplikuesi është i detyruar ligjërisht t’i ketë ato), struktura organizative – shpjegimi i mekanizmave të brendshëm të kontrollit, qeverisjes dhe menaxhimit financiar të organizatës, historikut të projekteve të mëparshme.

3. A parasheh ky grant fillimin e zbatimit të ndonjë aktiviteti te ri të organizatës, apo bazohet vetëm ne projektet të cilat aktualisht janë në zbatim?

Granti për Zhvillim Organizativ nuk mbështet projektet e rregullta, por fokusohet ekskluzivisht në zhvillimin organizativ. Për shembull:

• Aktivitetet e reja të cilat kontribuojnë drejtpërdrejt në zhvillimin e kapaciteteve organizative janë të kualifikueshme.
• Aktivitetet që mbështesin ndërtimin e kapaciteteve, zhvillimin e sistemeve të brendshme, hartimin e politikave, ose përmirësimin e qeverisjes së brendshme.

4. A mund të parashihet si aktivitet zhvillimi i strategjisë dhe planit të aktiviteteve për periudhën 2025-2027 për shembull me udhëheqje nga ndonjë konsulent i jashtem – arsyetimi për konsulent të jashtëm është sepse ai/ajo do të sheh më objektivisht lidhjen e projekteve me aktivitetet e organizatës dhe përmbushjen e objektivave të saj?

Po, është e pranueshme që të përfshini zhvillimin e strategjive dhe planeve të aktiviteteve si pjesë e aktiviteteve të zhvillimit organizativ. Konsulentët e jashtëm mund të angazhohen.

5. Në rast të hartimit të politikave të brendshme të organizatës a do të mundë të angazhohet ndonjë ekspert i jashtëm i cili do ta udhëhiqte procesin?

Po, ky grant mbështet angazhimin e ekspertëve të jashtëm për të udhëhequr proceset që lidhen me zhvillimin e politikave të brendshme. Aktivitetet e tilla janë pjesë e ndërhyrjeve të kualifikueshme për të mbështetur qeverisjen dhe strukturat e brendshme të organizatës.

6. A do të merren parasysh aplikimet nga organizatat e reja, pasi që në thirrje janë të përmendura dy pika(më poshtë) të cilat një organizatë e re, e regjistruar vitin 2024 nuk i përmbush?

-Pasqyrat financiare vjetore të organizatës per dy (2) vitet e fundit (2022 dhe2023):
-Raportet e auditorit për dy (2) vitet e fundit (2022 dhe 2023), nëse organizata aplikuese është e detyruar ligjërisht të posedojë raportin e auditimit, ose nëse organizata e ka atë pavarësisht nga detyrimet ligjore).

Duke ju referuar udhëzuesit për aplikim në skemën e Granteve për Zhvillim Organizativ, ju njoftojmë se pasqyrat financiare dhe raportet e auditit kërkohen të dorëzohen vetëm nga ata aplikantë që do të përfshihen në listën e ngushtë, pas njoftimit për përzgjedhje. Për më tepër, këto dokumente, nëse nuk janë të aplikueshme, nuk kërkohen nga organizatat e krijuara së fundmi.

7. Si një organizatë e sapokrijuar (dhjetor 2024) pa ende pa asnjë projekt në portofolin tonë, a është shumë herët që ne të aplikojmë për këtë grant?

Po, edhe pse jeni organizatë e re keni drejtë aplikimi në këtë thirrje për Grante për Zhvillim Organizativ.

8.Sa i përket kostove të papranueshme (TVSH për shpenzime mbi 200 euro), a do të thotë kjo që ne nuk mund të blejmë pajisje që kushtojnë mbi 200 euro, apo që TVSH-ja për shpenzime të tilla duhet të mbulohet nga ne?

Në rast se jeni përfitues i grantit atëherë gjatë zbatimit të grantit, shuma maksimale e lejuar për pagesa në para të gatshme është 200 EUR kurse të gjitha pagesat individuale (një faturë) që tejkalojnë shumën prej 200 EUR përjashtohen nga TVSH-ja. Grantisti duhet të plotësojë kërkesën për lirim nga TVSH-ja në përputhje me formular dhe procedura përkatëse që do të publikohen në webfaqen e KCSF-së.

9. Përderisa doganat nuk mbulohen, a mund të konfirmoni nëse kostot e transportit do të jenë të pranueshme?

Sipas udhëzuesit për aplikim dogana dhe detyrimet e importit janë shpenzime të papranueshme kurse shpenzimet e transportit për ndonjë aktivitet të caktuar që ka arsyeshmëri dhe përshkrim të detajuar janë shpenzime të pranueshme.

1. A mund të aplikojmë për fondin për zhvillim edhe pse ende nuk kemi marrë përgjigjje për konfirmimin e regjistrimin të institutit në formën elektronike?

Një ndër kriteret për aplikim në këtë thirrje është që aplikanti të jetë organizatë joqeveritare dhe në dokumentet obligative që aplikantët duhet të paraqesin është edhe certifikata e regjistrimit të OJQ-së, e lëshuar nga Departamenti për OJQ. Në rast që nuk keni këtë dokument deri para mbylljes së afatit për aplikim, atëherë nuk mund të aplikoni në këtë thirrje dhe duhet të pritni hapjen e thirrjes tjetër.

2. A mund të na tregoni se ku mundemi me i gjet formularët për aplikim?

Të gjitha informatat, përfshirë dokumentet e nevojshme për aplikim mund t’i gjeni në webfaqen tonë.

3. A do të mbahet sesion informues për grant për zhvillim organizativ?

Sesioni informues për grante për zhvillim organizativ do të mbahet online me datë 18.01.2021, e hënë në ora 10:00 am dhe në ndërkohë linku për kyqjen në sesion do të jetë publik në webfaqen tonë www.kcsfoundation.org dhe në faqen tonë në rrjetin Facebook https://bit.ly/3sr5fLJ.

4. A përfshin grandi edhe blerjen e pajisjeve dhe trajnimin e stafit?

Po, në grant mund të parashihen edhe blerja e paisjeve dhe trajnimi i stafit, nëse konsiderohet që përmes këtyre aktiviteteve do të arrihet zhvillimi organizativ dhe do të ndihmohet arritja e qëllimeve programore të organizatës. Aplikacioni juaj do të shqyrtohet në raport me kriteret e thirrjes.

5. Si organizatë e re a mund të kemi mbështetje në përgatitjen e aplikacionit si dhe procedurave tjera për aplikim nga ana e juaj ?

Të gjitha informatat për aplikim për grante për zhvillim organizativ përfshirë dokumentet për aplikim mund t’i gjeni në webfaqen tonë. Ju inkurajojmë që ti shikoni edhe njëherë këto dokumente dhe t’i ndiqni në detaje hapat e aplikimit së bashku me dokumente që ju nevojiten.

6. Cila është data e fundit për aplikim?

Afati i fundit për aplikim për grantet për zhvillim organizativ është me datën 25.01.2021.

7. Si organizatë e re themeluar vitin 2020, a kemi të drejtë aplikimi në këtë thirrje? Nëse kemi të drejtë aplikimi, si duhet rregulluar qështja e dorëzimit të raporteve financiare per dy vitet e fundit pasi që ne ende nuk e kemi mbushur as edhe një vit të plot?

Edhe pse jeni organizatë e re ju keni të drejtë aplikimi.Për organizatat e krijuara së fundmi, mund të dërgoni pasqyrat financiare vetëm për periudhën prej kur jeni themeluar, rrjedhimisht per ju nuk vlen kërkesa për raportet financiare për dy vitet e fundit.

8. A luan rol në proces të vlerësimit nëse kemi realizuar vetëm disa projekte vullnetare, e nuk kemi pasur rast të jemi përfitues të ndonjë granti?

Edhe pse nuk keni qenë përfitues të ndonjë granti nuk e pengon mundësinë për të aplikuar në këtë thirrje. Aplikacioni juaj do të shqyrtohet në raport me kriteret e thirrjes sipas udhëzuesit për aplikim.

9. Cilat llogariten 2 vitet e fundit, për pasqyrat vjetore financiare ose raportet e auditorit që duhet të dërgohen?

Dy vitet e fundit është fjala për vitin 2018 dhe 2019 por nëse janë të gashme për vitin 2019 dhe 2020 të dërgohen për këto dy vite ku edhe nëse nuk e keni raportin e auditit atëherë është mundësia të dërgohen pasqyrat financiare.

10. A kemi të drejtë të aplikojmë për pajisje teknike te cilat do ndikojnë drejtpërdrejtë në zhvillim organizativ?

Nëse përmes blerjes së këtyre paisjeve arrihet zhvillimi organizativ dhe ndihmohet në arritjen e qëllimeve programore të organizatës suaj mund të aplikoni për paisje teknike. Aplikacioni juaj do të shqyrtohet në raport me kriteret e thirrjes.

11. Nëse nuk kemi raport të auditimit, sepse nuk kemi mjete financiare për angazhimin e një kompanie për përpilimin e raportit na pengone kjo në aplikim?

Sipas rregullave të caktuara në udhëzuesit për aplikim duhet të dërgohen pasqyrat vjetore financiare ose raportet e auditorit për dy (2) vitet e fundit por nëse nuk e keni raportin e auditit atëherë është mundësia të dërgohen pasqyrat financiare dhe pastaj aplikacioni juaj do të shqyrtohet në raport me kriteret e thirrjes.

12. A lejohen qe të futen në projekt pagesa e paisjeve të reja dhe softëverike, e të cilët në vendi tonë nuk gjinden për ti blerë, por duhet ti blejmë jashtë vendit?

Nëse përmes blerjes së këtyre paisjeve arrihet zhvillimi organizativ dhe ndihmohet në arritjen e qëllimeve programore të organizatës suaj atëherë lejohen por për paisje dhe softuerë të cilat duhet të blihen jashtë Kosovës ju lutem shihni edhe shpenzimet e papranueshme (si Dogana, TVSH, etj.) Aplikacioni juaj do të shqyrtohet në raport me kriteret e thirrjes.

13. Sipas udhëzuesit për aplikim kohëzgjatja e projektit është deri në 24 muaj, si është çështja e kohëzgjatjes nëse blejmë pajisje a e monitoroni ju projektin deri në 24 muaj?

Sipas udhëzuesit për aplikim kohëzgjatja e grantit për të cilën lejohet të aplikojë organizata është maksimumi 24 muaj. Pra, jo domosdoshmërisht granti duhet të zgjasë 24 muaj por ajo është mundësia e maksimumit të kohëzgjatjes. Varet nga nevojat e organizatës dhe si organizata aplikante parasheh planifikimin e zhvillimit organizativ. Theksojmë që jo të gjitha shpenzimet dhe aktivitetet duhet të zgjasin përgjatë gjithë grantit dhe varet nga lloji i tyre

14. Nëse ne e kemi synim të organizatës punën veq me gra a kemi të drejtë aplikimi nëse nuk kemi barazi gjinore?

Në programin EJA Kosovë synohet që intervenimet e përkrahura të kenë parasysh aspektin gjinor duke synuar barazinë gjinore dhe duke u kujdesur që të mos kontribohet në stereotipa të dëmshëm. Pra, përderisa puna juaj trajton këtë aspekt në përputhje me synimet e EJA Kosovë, ju mund të aplikoni.

15. A ka kufizime për organizatat që kanë projekte të financuara nga KCSF të aplikojnë për këtë grant?

Në këtë aspekt, i vetmi kufizim është në rastin kur organizata është përfituese e grantit institucional e që për nga natyra në vete përmban edhe komponentën e zhvillimit organizativ. Në këtë rast aplikanti nuk mund të aplikojë edhe për grant për zhvillim organizativ. Kufizime tjera nuk ka sepse grantet tjera janë të natyrave të ndryshme dhe nuk krijohet mbivendosje e intervenimeve.

16. Ku gjendet deklarata mbi personat e ekspozuar politikisht (PEP)?

Kjo deklaratë gjendet në faqet e fundit të formularit për aplikim. Aty gjithashtu gjendet edhe shpjegimi i kësaj deklarate dhe pjesa se ku duhet plotësuar nga organizata.

17. A mund t’i përfshijmë ekspertët, trajnerët apo konsultantët ndërkombëtarë në thirrjen për aplikim?

Po, aplikacionin tuaj mund të parashihni angazhimin e ekspertëve apo trajnerëve ndërkombëtarë por për këtë duhet një arsyetim i qartë pse angazhimi i tij/saj është i dosmosdoshëm për arritjen e zhvillimit organizativ/synimit të grantit.

18. A kemi të drejtë të aplikojmë në këtë grant ne si Klub i Prodhuesve te Kosovës, që përfaqësojmë biznese (prodhuese)?

Jo, organizatat që përfaqësojnë biznese nuk kanë të drejtë aplikimi në thirrjet tona.

19. A mundet një pjesë e fondeve për zhvillim organizativ, me u orientu në rregullimin e hapësirave të organizatës (renovim), në blerjen e teknologjive të nevojshme (pajisje) dhe trajnimin e stafit për co-working (me trajner te vendit e ndërkombëtar)?

Nëse përmes këtyre aktiviteteve do të arrihet zhvillimi organizativ dhe do të ndihmohet arritja e qëllimeve programore të organizatës dhe i arsyetoni në buxhet këto shpenzime atëherë mund t’i shfrytëzoni këto fonde.

20. Nëse anëtarët e bordit të institutit janë përfaqësues të bizneseve a do e penalizoj struktura e bordit të drejtorëve në këtë rast institutin të aplikoj në programin tuaj për grantet për zhvillim organizativ?

Sipas kritereve të kualifikueshmërisë të programit EJA Kosovë, OJQ-të që përfaqësojnë biznese ose subjekte të ngjashme për të cilat është e qartë që kanë aftësi financiare për të mbuluar shpenzimet e organizatës së tyre ose për të përkrahur aktivitetet e tyre, nuk janë synim i granteve të KCSF-së”. Rrjedhimisht, instituti juaj hyn në këtë grup.

21. A mund të aplikojnë organizatat që nuk kanë zyre? Nëse po si realizohet “vizita në zyre”?

Sa i përket vizitës në zyre, kjo nënkupton takimin me stafin e organizatës rreth kapacitetit organizativ, qeverisjen e brendshme dhe menaxhimin financiar. Zyra jo domosdoshmërisht nënkupton hapësirë fizike ku funksionon organizata. Përderisa organizata ka praktikat dhe dokumentet e saj , në rast që përzgjedhet për listë të ngushtë, takimi dhe diskutimi i këtyre pikave mund të zhvillohen në një hapësirë tjetër të përshtatshme. Mungesa e zyres nuk pengon ngritjen e kapaciteteve të organizatës.

22. A mund të aplikojnë në grantet për zhvillim organizativ, ato urgjente si dhe ato të projekteve? A përjashtojnë këto grante njëra tjetrën, apo e njëjta organizatë mund të aplikojë me përmbajtje dhe kontekste të ndryshme?

Në kuadër të programit EJA Kosovë, instrumentet dallojnë për nga natyra dhe nuk i mbivendosen njëra tjetrës përderisa trajtojnë cështje të ndryshme. Për pasojë, aplikanti ka të drejtë aplikimi në secilën thirrje dhe të paraqes një aplikacion për thirrje. Megjithatë, duhet të theksojmë që organizata nuk mund të jetë zbatuese e grantit për zhvillim organizativ dhe grantit për projekt në të njëjtën kohë. Në rast që vlerësimi për të gjitha aplikimet është pozitiv, organizata duhet të vendosë se cilin grant e prioritizon për zbatim.

23. A pranohen pasqyrat financiare të organizatës të lëshuara nga ATK?

Pasqyrat vjetore financiare që janë të lëshuara nga ATK janë të pranueshme dhe e plotësojnë pikën 9-të të dokumente të detyrueshme në udhëzuesin për aplikim.

24. Nëse organizata nuk ka raport të auditorit a lejohet aplimi vetëm me pasqyra financiare per dy vitet e fundit ?

Meqë edhe në udhëzues është e cekur se raportet e auditorit kërkohen në rast se organizata aplikuese është e detyruar të ketë raport auditori ose në rast se e posedon të tillë pavarësisht detyrimit, kjo nënkupton që nëse organizata nuk ka një të tillë dhe sjanë të detyruar të kenë këto raporte atëherë pasqyrat financiare e mbulojnë këtë pjesë.

1. A përkrahni projekte për blerjen e paisjeve?

Grantet e vogla për projekte synojnë të mbështesin veprime specifike të nismave të shoqërisë civile dhe individëve për inciativa jofitimprurëse për çështje të rëndësisë publike që adresojnë çështje konkrete, ofrojnë rezultate konkrete brenda një afati kohor të caktuar. Të gjitha kostot e papranueshme janë të listuara në udhëzuesin për aplikim për grante të vogla për projekte. Paisjet në parim nuk ndalohen por domosdoshmëria e blerjes së tyre për arritjen e rezultateve të projektit dhe aktiviteteve specifike duhet të arsyetohet.

2. Kur është data e fundit mbi të cilën mund të aplikojmë si OJQ ?

Thirrja për aplikim për grante të vogla për projekte është e hapur gjatë gjithë kohës dhe aplikimet mund të paraqiten në çdo kohë. Duke u bazuar në udhëzuesin për aplikim, vlerësimi i aplikimeve bëhet në periudha të paracaktuara.

3. Në formën e buxhetit është e cekur “Buxheti per 3 vitet e fundit, 2017,2018,2019”, a paraqet problem nëse jemi organizatë e themeluar në vitin 2018?

Jo nuk paraqet problem, te pjesa e formularit “Buxheti për 3 vitet e fundit”, për ato vite që nuk është e aplikueshme kërkesa për ju, vetëm e shkruani N/A (Psh. 2017 = N/A).

4. Në formën e buxhetit cka nënkutojmë me “shpenzimet e auditimit”. A bëhet fjalë për shpenzimet e menaxhimit të buxhetit të cilat kryhen nga financieri apo është angazhimi i një auditori të jashtëm pas implementimit?

Tek shpenzimet e auditimit, fjala është për auditimin e jashtëm të projektit pas zbatimit të projektit, shuma e të cilit duhet të llogaritet në vartësi të shumës së projektit bazuar në çmimin e tregut.

5. Udhëzuesi për Integrimin gjinor dhe udhëzuesi për përfshirje të qytetarëve , a vlejnë për këtë thirrje në fjalë dhe a duhet të përcaktohemi vetëm në njërin segment e më pas të qëndrojmë brenda kornizës së udhëzimeve të segmentit të zgjedhur?

Udhëzuesit për integrimin gjinor dhe udhëzuesi për përfshierje të qytetarëve paraqesin shpjegimin se si programi EJA Kosovë i përkufizon këto dy tema. Këto dokumente janë orientuese dhe të aplikueshme për të gjitha instrumentet e EJA Kosovë, pra përfshirë edhe grantet e vogla, ndërsa aplikantit i mbetet që këty dy aspekteve të i reflektoj në intervenimin e propozuar.

6. Cilat dokumente duhet bashkëngjitur për të aplikuar për projekt propozim tek kjo thirrje?

Të gjitha informatat dhe dokumentet e nevojshme për aplikim janë të publikuara në webfaqen e KCSF-së. Më saktësisht tek dokumenti “Udhëzuesi për aplikim për grante të vogla për projekte”, kapitulli 4-Procedurat e aplikimit.

7. Ku mundemi me e gjet formën për aplikim për grante të vogla për projekte?

Të gjitha informatat dhe dokumentet e nevojshme për aplikim janë të publikuara në webfaqen e KCSF-së.

8. A është e definuar mosha me të cilën do të duhet të punojmë me grupet e targetuara?

Jo, mosha nuk është e definuar për grupet e targetuara. Në Udhëzuesin për aplikim janë të listuara grupet e margjinalizuara të cilat duhet të jenë në fokus të intervenimit.

9. A është e domosdoshme që të përfshihen të gjitha grupet e margjinalizuara që janë të cekura në Udhëzues për aplikim ?

Jo nuk është e nevojshme që të përfshihen të gjitha grupet e margjinalizuara të listuara në thirrje.

10. A përkrahen fushatat e vetëdijesimit, nëse është e domosdoshme për realizimin e projektit dhe është vetëm një pjesë e aktiviteteve të projektit?

Fushatat e ngritjes së vetëdijesimit pa aktivitete të duhura pasuese nuk përkrahen. Nëse njëra nga aktivitetetet e projektit është fushatë vetëdijesuese dhe është e domosdoshme për realizimin e projektit atëherë ky aktivitet mund të përkrahet si pjesë e intervenimit më të madh.

11. A mund të aplikojmë me partneritet?

Partneritetet me OJQ të tjera/nisma të paregjistruara lejohen. Në këtë rast aplikanti kryesor merr përgjegjësinë e plotë për zbatimin dhe menaxhimin e projektit.

12. A është i mundur ndryshimi nëse zbatimi i projekt propozimit parashihet të zbatohet në tërë territorin e Kosovës por për shkak të situatës së pandemisë COVID – 19 na duhet fleksibiletet në zbatimin e aktiviteve ?

Aplikacioni juaj do të rishikohet para fillimit të zbatimit ku së bashku me KCSF-në plani i aktiviteteve dhe buxheti do ti përshtaten situatës epidemiologjike dhe si ajo ndikon në aktivitetet dhe qëllimet e intervenimit tuaj. Nëse gjatë zbatimit do të keni nevojë për ndryshime e adaptime shtesë e tëra kjo për shkak të situatës së krijuar është i mundur fleksibiliteti i zbatimit të projektit por gjithmonë në linjë me kërkesat e programit EJA Kosovë, thirrjes për aplikim dhe vlerësimit të aplikacionit të dorëzuar dhe kontratës dypalëshe për grantin.

13. A na lejohet të aplikojmë në dy thirrje të ndryshme për aplikim?

Po, në parim është e mundur sepse janë procese dhe thirrje të ndara por gjithmonë duke iu referuar kritereve dhe kërkesave të shpjeguara në Udhëzues për aplikim.

14. A përkrahen hulumtimet, nëse është e domosdoshme për realizimin e projektit dhe është vetëm një pjesë e aktiviteteve të projektit?

Hulumtimet dhe studimet e fizibilitetit, posaçërisht si mjet për të hartuar pjesën tjetër të ndërhyrjes në parim nuk do të mbështeten. Ato në raste të veçanta mund të mbulohen dhe vetëm nëse janë të domosdoshme për arritjen e objektivave të synuara të intervenimit.

15. A munden të aplikojnë organizatat e reja nëse kanë qarkullim vjetor më pak se 25 mijë euro, edhe nëse organizata ska qarkullim në tri vitet e fundit?

Po, organizatat e reja mund të aplikojnë me qarkullim vjetor me më pak se 25 mijë euro, edhe nëse nuk kanë pasur qarkullim për tri vitet e fundit. Nëse është organizatë e themeluar në vitin 2020 atëhere tek buxheti për vitet 2017,2018 dhe 2019 shkruhet N/A.

16. A mund të aplikojnë individët?

Po, në këtë thirrje të drejtë aplikimi kanë edhe individët (shtetas të republikës së Kosovës).

1. A financon kjo thirrje edhe individët që kanë biznese?

Sipas udhëzuesit për aplikim për grante urgjente në rastet kur aplikantët janë individë ose nisma të paregjistruara, ata duhet të dëshmojnë se angazhimi i tyre është jo për përfitim dhe është më shumë për përfitim publik dhe jo për interes privat. Bizneset nuk janë të kualifikuara, ndërsa, OJQ-të që përfaqësojnë biznese ose subjekte të ngjashme për të cilat është e qartë që kanë aftësi financiare për të mbuluar kostot e organizatës së tyre ose për të mbajtur aktivitetet e tyre, nuk janë synim i granteve të KCSF-së.

2. Ku mundemi me e gjet udhëzuesin për aplikim për grante urgjente ?

Të gjitha informatat në lidhje me thirrjen për aplikim për grante urgjente duke e përfshirë edhe udhëzuesin  për aplikim i gjeni në webfaqen e KCSF-së në vegëzën këtu .

3. A mund të aplikojmë edhe nga Shqipëria apo vetëm në bashkëpunim me OJQ-të nga Kosova?

Bazuar në udhëzuesin për aplikim për grante urgjente në këtë thirrje kanë të drejtë aplikimi individët, nismat e paregjistruara ose organizatat aktive në Kosovë të angazhuara në ndonjë iniciativë jofitimprurëse (degët e OJQ-ve të huaja dhe ndërkombëtare të regjistruara në Kosovë nuk kanë të drejtë të aplikojnë). Të njëjtat rregulla vlejnë edhe për partnerët.

4. Sa është shuma maksimale me të cilën mund të aplikojmë?

Shuma maksimale e përkrahjes në kuadër të thirrjes për aplikim për grante urgjente është 3,000 EUR.

5. Për sa muaj mund të aplikojmë në thirrjen për grante urgjente?

Periudha maksimale me të cilën mund të aplikoni në thirrjen për grante urgjente është 12 muaj.

6. A mundemi të aplikojmë për zeje ?

Aplikimi juaj duhet të jetë në fushën e demokratizimit dhe fushave të programit EJA Kosovë. Për më shumë detaje rreth programit EJA Kosovë dhe atë se cilat iniciativa synohen të përkrahen përmes këtij progami, ju lutem shihni udhëzuesin për aplikim për grante urgjente këtu.

7. Ku mundemi me e gjet formën për aplikim për grante urgjente dhe cilat dokumente duhet të bashkëngjiten lidhur me aplikimin?

Të gjitha informatat mbi thirrjen për aplikim për grante urgjente, duke përfshirë formularin për aplikim së bashku me dokumentet tjera i gjeni këtu .

8. A është e domosdoshme që të aplikojmë në tri gjuhë (shqip, serbisht, anglisht) apo vetëm njërën nga to?

Aplikacioni mund të plotësohet në njërën nga gjuhët për aplikim, nuk është e domosdoshme që të dorëzohet në të tri gjuhët.

9. A ka kufizime në temat që ne mund ti përzgjedhim?

Jo nuk ka kufizime në temat që mund ti përzgjidhni.

10. Çfarë konsideroni si çështje urgjente në një komunitet?

Çështje urgjente konsiderohet çfarëdo çështje që ka nevojë për kontribut dhe reagim të shpejtë për të cilat nuk ka kohë të mjaftueshme për të aplikuar dhe reaguar përmes instrumenteve të tjera dhe thirrjeve të rregullta siç janë grantet për projekte.

11. Sa projekte do të përkrahen për këtë thirrje ?

Sipas buxhetit të cilin e kemi të aprovuar për këtë vit, tentativisht do të përkrahen rreth 12  projekte. Megjithatë kjo do varet nga numri i aplikimeve dhe cilësia e tyre. Jo domosdoshmërishtë do të shpenzohet i tërë buxheti në dispozicion.

12. Në thirrjen për aplikim për grante urgjente a përkrahen edhe projektet ekzistuese?

Projekte ekzistuese mund të përkrahen nëse i përmbushin të gjitha kërkesat dhe kriteret e urgjencës të cilat janë të shpjeguara në udhëzuesin për aplikim për grante urgjente. Shtesë, projekti duhet të kontribuoj në qëllimin e përgjithshëm dhe rezultatet e programit EJA Kosovë.

13. A janë të pranueshme kostot për blerjen e paisjeve që do ta ndihmojnë realizimin e projektit?

Të gjitha kostot e papranueshme janë të listuara në udhëzuesin për aplikim për grante urgjente. Paisjet në parim nuk ndalohen por domosdoshmëria e blerjes së tyre duhet të arsyetohet.

1. A paraqet paraqet problem fakti që Planifikimi Strategjik i Organizatës përfundon në vitin 2021?

Organizata mund të aplikojë për grant institucional ndërsa detajet e tilla duhet të sqarohen në formën e aplikimit dhe dokumentet tjera që kërkohen. Po ashtu, grantet institucionale sipas rregullave të programit, rishikohen pas secilës periudhë njëvjeçare, me ç’rast parashihet mundësia e adaptimit ndaj rrethanave dhe kontekstit.

2. A është buxheti maksimal i financuar nga kjo thirrje total 40,000 EUR apo janë 40,000 EUR për vit?

Buxheti maksimal i kërkuar për financim nga kjo thirrje nuk duhet të kalojë 40.000 EUR/vit (duke përfshirë edhe auditin). Pra, nëse organizata aplikon për 24 muaj, buxheti maksimal për financim që mund të kërkojë aplikanti është 80.000 EUR, kurse nëse aplikon për 36 muaj buxheti maksimal do të jetë 120.000 EUR.

3. A duhet të paraqiitet vetëm një kornizë logjike dhe jo dy (një për organizatë dhe një për programin e grantit)?

Duhet të paraqitet vetëm një kornizë logjike, ajo e dokumentit strategjik të organizatës (sipas modelit të EJA Kosovë).

4. Sa i detajuar duhet të jetë buxheti organizativ (a ka nevojë të përfshijë të gjitha linjat e buxhetit për të gjitha projektet)?

Buxheti duhet të përfshijë të gjitha projektet dhe të paraqitet sipas modelit të buxhetit të EJA Kosovë për Grante Institucionale. Linjat e buxhetit mund të paraqiten si kumulative të të gjitha projekteve (p.sh përkthime, trajnime etj.)

5. A duhet që të gjitha projektet të përshkruhen/detajohen në aplikim dhe në buxhet apo vetëm ato janë të rëndësishme për këtë thirrje?

Të gjitha projektet e zbatuara nga organizatat aplikuese duhet të paraqiten në formularin e aplikimit. Gjithashtu, buxheti i të gjithë organizatës për periudhën e aplikimit duhet të dorëzohet, me indikacione të qarta të atyre linjave buxhetore për të cilat kërkohet mbështetje nga programi EJA Kosovë, dhe specifikimet dhe arsyetimet e pagave (sipas modelit të EJA Kosovë).

6. Nëse aplikacioni refuzohet si pjesë e këtij raundi, a mund të paraqesim të njëjtin aplikacion për raundin pasues apo a duhet të jetë plotësisht aplikacion i ri?

Vlerësimi për rifreskim të aplikacionit apo ndryshim të tërësishëm është në diskrecion të organizatës dhe duhet t’i përshtatet kohës dhe rrethanave të aplikimit. Aplikacionet vlerësohen brenda raundit në të cilën dorëzohen.

7. A lejohet aplikimi nëse organizata ka raportin e auditimit financiar vetëm për vitin 2019, ndërsa jo edhe për vitin 2018?

Në bazë të kërkesave të thirrjes për grante institucionale, aplikanti duhet të dorëzojë pasqyrat financiare ose raportet e auditorit për dy vitet e fundit, jo domosdoshmërisht të dyja. Në rast që organizata ka për një vit raportin e auditimit, për vitin tjetër mund të dorëzojë pasqyrën financiare.

8. A llogaritet zotimi për pagesë të punës praktike si bursë?

Pagesa e punës praktike është kosto e pranueshme.

9. A mund të kontraktohen kompani për mbajtjen e trajnimeve?

Pjesa e kontraktuar nuk duhet të mbizotërojë pjesën më të madhe të grantit. Pra, mundet një pjesë e caktuar të kontraktohet. Megjithatë, pritjet janë që aktivitetet të realizohen nga organizata, sidomos në fushën e ekspertizës së saj.

10. Në kornizën logjike, a duhet t’i referohemi qëllimit, rezultateve të pritura, dhe aktiviteteve për tri vitet e ardhshme bazuar në strategjinë, apo vetëm atyre që kërkojnë financim nga KCSF?

Sa i përket kornizës logjike ju duhet t’i referoheni qëllimit, rezultateve të pritura, dhe aktiviteteve bazuar në tërë strategjinë e organizatës.

11. Në këtë thirrje a mbështeten çështjet dhe problemet mjedisore?

Po, edhe organizatat të cilat merren me problemet mjedisore mund të aplikojnë. E rëndësishme është që aplikimi të jetë në linjë me qëllimin e përgjitshëm dhe rezultatet e pritura të programit EJA Kosovë.

12. A hyjnë edhe fëmijët në grupet e margjinalizuara?

Po, çdo grup i margjinalizuar dhe i nënpërfaqësuar që ka nevojë për ndihmë, forcim të ndikimit në shoqëri dhe përmirësim të drejtave socio ekonimike janë të pranueshme për këtë thirrje.

13. A lejohet aplikimi me partneritet?

Jo, thirrja për aplikim për grante institucionale nuk përkrah partneritetet. Grantet institucionale janë të dedikuara vetëm për organizatën përfituese të grantit.

14. A do të ketë kufizime në kategori të buxhetit organizativ?

Vetëm kategoria e ndërtimit të kapaciteteve organizative (përfshirë kostot e pajisjeve të zyrave) nuk duhet të kalojë më shumë se 15% të nëntotalit.

15. A lejohen pagesa jashtë Kosovës duke marrë shembull pagesa për ekspert, për vizita jashtë Kosovës, retreat, anëtarësi në rrjete të jashtme organizative?

Po, lejohen këto pagesa por aplikanti duhet të sigurohet që arsyetimi është dhënë në linjën e caktuar të buxhetit, duke specifikuar bazën e llogaritjes së shpenzimit.

16. A mund të sqaroni më shumë kostot direkte?

Kostot direkte janë të gjitha shpenzimet e drejtpërdrejta të programit që nuk hyjnë në kategori të personelit dhe shpenzimeve administrative si: trajnimet, takimet e ndryshme, hulumtimet, etj.

17. Ne që jemi përfitues paraprak të granteve në KCSF a kemi drejtë që të aplikojmë në këtë thirrje?

Organizatave që janë përfitues të granteve nga skemat tjera të KCSF-së nuk iu ndalohet që të aplikojnë për grant nga programi EJA Kosovë.

18. A është i domosdoshëm që të bashkëngjitet vërtetimi tatimor së bashku me dokumentet tjera për aplikim për grante institucionale?

Vërtetimi tatimor nuk është i nevojshëm që të bashkëngjitet. Të gjitha dokumentet e nevojshme për aplikim janë te cekura në thirrjen për grante institucionale, udhëzuesin për aplikim dhe formën për aplikim.

19. Çfarë përfshihet në 15% për ngritje të kapaciteteve të organizatës?

Kjo përqindje përfshin ngritjen e kapaciteteve të stafit dhe organizatës në përgjithesi si: zhvillim/avancim të sistemeve të brendshme të punës, softuerëve të ndryshëm, trajnime për stafin dhe aktivitete tjera që vlerësohen se ndikojnë në ngritje të kapaciteteve të organizatës.

20. A duhet të paraqiten në buxhet edhe konferencat, takimet dhe aktivitetet tjera që financohen nga donator tjerë?

Po, duhet të paraqiten. Buxheti organizativ është krijuar për të paraqitur të gjitha shpenzimet dhe financimin e organizatës, pavarësisht nga burimet e financimit.

21. A mund të aplikojnë për grant institucional organizatat që kanë grante për projekte të financuara nga SDC ose Sida ?

Po, organizatat të cilat kanë grante për projekte të financuara nga SDC ose SIDA mund të aplikojnë.

1.Në kuadër të thirrjes a mundemi me e parapa edhe hapjen e një webfaqeje për publikimin e të gjitha pasqyrave financiare dhe aktiviteteve të tjera? A mundet të parashihet si aktivitet krijimi i një strategjie avokuese sipas strategjisë aktuale që e kemi?

Nëse këto aktivitete janë në linjë me strategjinë e organizatës, kontribuojnë në arritjen e objektivave strategjike apo ju ofron mundësi si organizatë të keni përfaqësim më të mirë dhe të kontribuoni në ngritje të nivelit të transparencës mund të paraqiten.

2. A munden me qenë aplikantë degët e një organizate?

Organizatat që aplikojnë duhet të i plotësojnë të gjitha kërkesat dhe kriteret të cilat janë të vendosura në thirrjen për aplikim.

3. Sa i përket dokumenteve administrative, a duhet që ato të dorëzohen në momentin e aplikimit së bashku me dokumentet tjera te aplikimit si p.sh. rregulloret e brendshme financiare, HR etj?

Përveç dokumente të detyrueshme që janë të paraqitura në udhëzuesin për aplikim nuk është e nevojshme që të dërgohen dokumente tjera.

4. A pranohet përmbajtja e aplikacionet/projektit në gjuhën angleze?

Po, aplikacionet mund të dërgohen në njërën nga tri gjuhët: shqip, anglisht dhe serbisht. Shabllonet janë të publikuara në webfaqe të KCSF-së.

5. A duhet me qenë e nënshkruar lista e anëtareve të organizatës në momentin që i dorëzojmë aplikacionin me dokumentet tjera?

Të gjitha dokumentet duhet të dorëzohen ashtu siç kërkohen te pjesa e dokumenteve të detyrueshme përfshirë edhe nëse duhet të nënshkruhen ose jo.

6. Në formularin për aplikim a mundemi me i lëviz margjinat dhe me ndërhy në format për shkak të hapësirës për të shkruar?

Jo, në formatin e publikuar nuk mundeni me ndërhy.

7. Tek forma e buxhetit ku janë të paraqitura shpenzimet e programit dhe komponentet, si është e menduar që të paraqiten?

Në buxhet duhet të paraqiten të gjitha aktivitetet e organizatës varësisht nga organizimi dhe projektet/programet të cilat i keni.

8. A na lejohet me parapa aktivitete shtesë përveq atyre që janë të planifikuara në strategjinë qe jemi duke i implementuar tashmë?

Aktivitete të cilat propozohen duhet të jenë në linjë me strategjinë e organizatës pavarësisht a janë duke u implementuar apo jo.

9. A lejohet aplikimi i organizatës nëse është e regjistruar në Prishtinë por anëtarësinë e ka në nivel të Kosovë në qytete të ndryshme? Pra është organizatë që punon në nivel vendi.

Progami EJA Kosovë përkrah organizatat të cilat operojnë edhe në nivel lokal edhe qëndror.

10. Si nënkuptohet përfshierja e qytetareve nëse grupi i synuar i organizates ose grupi me të cilin punon orgaizata është një komunitet i vecantë, janë shembull personat e verbër?

Përfshierja e target grupës, pavarësisht se cilës kategori i takon parashihet të jetë sistematike dhe e qëllimshme përgjatë gjithë punës së organizatës. Për më shumë detaje ju lutem shihni udhëzuesin për aplikant: përfshierja e qytetarëve.

11. Sa është përqindja e buxhetit që shërben për shpenzime administrative apo të stafit?

Përvec kategorisë për zhvillim organizativ ku është caktuar limiti 15%, për kategoritë e tjera nuk ka ndonjë limit.

12. A parashihet në kaudër të këtij granti krijimi i nje strategjie të re nëse tashmë strategjisë aktuale i skadon afati?

Në thirrjen për grante institucionale organizata duhet të ketë dokumentin strategjik të organizatës i cili mbulon gjithë ose pjesën më të madhe të periudhës së grantit.