Mundësi Punësimi: Zyrtar/e i/e i Lartë për Administratë dhe Prokurim 

Pozita	Zyrtar/e i/e i Lartë për Administratë dhe Prokurim
Periudha e punësimit (Prej – Deri)	Qershor/korrik 2022	Dhjetor 2023 (me mundësi vazhdimi)

Për KCSF-në

Fondacioni Kosovar për Shoqëri Civile (KCSF), është organizatë udhëheqëse në përkrahjen e nismave qytetare në Kosovë që nga viti 1998. KCSF ofron fonde për shoqërinë civile nëpërmjet mekanizmave e sistemeve të avancuara të dhënies së granteve, ndërton kapacitete e dije për sektorin nëpërmjet Qendrës së KCSF-së, si dhe mbron dhe shtyn përpara hapësirën për qytetari dhe ambientin e veprimit të shoqërisë civile në Kosovë dhe më gjerë, nëpërmjet hulumtimit të politikave, avokimit dhe mobilizimit të sektorit. KCSF beson që një shoqëri civile e fuqishme me përfshirje të vërtetë të qytetarëve në punën e vet është element kyç për një qeverisje gjithëpërfshirëse, transparente dhe llogaridhënëse, e që kontribuon në shndërrimin e Kosovës në një shoqëri demokratike me perspektivë të integrimit europian dhe me një situate të avancuar socio-ekonomike.

KCSF kërkon : Zyrtar/e të Lartë për Administratë dhe Prokurim për punësim me orar të plotë.

Për pozitën

Zyrtari/ja i/e lartë për Administratë dhe Prokurim, në bashkëpunim të ngushtë me Drejtoren për Administratë dhe Financa, do të jetë përgjegjës/e për udhëheqjen e proceseve kryesore administrative të KCSF-së që kanë të bëjnë me prokurimin e mallrave dhe shërbimeve, si dhe kontratave me furnitorë dhe konsulentë, duke siguruar respektimin e plotë të të gjitha procedurave të brendshme të KCSF-së, të donatorëve dhe legjislacionit në fuqi. Në këto detyra, zyrtari/ja do të ketë rol udhëheqës, mbikëqyrës, koordinues dhe zbatues, varësisht nga detyrat dhe proceset specifike. 

Gjithashtu, zyrtari/ja i/e lartë për Administratë dhe Prokurim do të ketë rol koordinues dhe ndihmës në procesin e rekrutimit të stafit të KCSF-së, duke siguruar përkrahje administrative për komisionet vlerësuese, duke ndihmuar dhe udhëzuar në vazhdimësi për përdorimin e proceseve, formularëve dhe procedurave të duhura dhe arkivimin e duhur të tyre, si dhe komunikimin me aplikues. Zyrtari/ja do të ketë rol të ngjashëm edhe në procesin e vlerësimit të rregullt të performancës së stafit të KCSF-së, duke siguruar përkrahje administrative për mbikëqyrësit në vlerësimin e performancës për vartësit e tyre. 

Si pjesë e rëndësishme e Departamentit të Administratës dhe Financave, nga zyrtari/ja i/e lartë për Administratë dhe Prokurim pritet rol proaktiv në përcjelljen e vazhdueshme të proceseve, analizimin dhe identifikimin e problemeve në fushat e veta të përgjegjësisë, përcjelljen e trendëve të zhvillimit të këtyre fushave dhe propozimin e rekomandimeve për përmirësim, si dhe përcjelljen e legjislacionit relevant për të siguruar që puna administrative e KCSF-së është në përputhje të plotë me obligimet ligjore dhe praktikat më të mira vendore e ndërkombëtare.

Zyrtari/ja i/e Administratës dhe Prokurimit do t’i ketë këto detyra dhe përgjegjësi:

• Udhëheq dhe zbaton aktivitetet e prokurimit të KCSF-së, në përputhje me Rregulloren dhe procedurat e prokurimit, përfshirë:
  • koordinimin dhe mirëmbajtjen e rregullt të planeve mujore të prokurimit,
  • analizimin e vazhdueshëm të aktiviteteve të prokurimit të KCSF-së, identifikimin e çështjeve kryesore, si dhe përmirësimin dhe zhvillimin e dokumenteve, proceseve e procedurave të prokurimit të KCSF-së,
  • udhëzimin dhe trajnimin e stafit, 
  • ndihmën e drejtpërdrejtë dhe mbikëqyrjen në përgatitjen e dosjeve të prokurimit, 
  • shërbimet e përgjithshme administrative për komisionet vlerësuese të prokurimit, 
  • komunikimin me ofertues, nga shpalljet publike deri te nënshkrimi i kontratës,
  • verifikimin e zbatimit të duhur të procedurave të prokurimit për të gjitha blerjet dhe shërbimet e KCSF-së, 
  • mirëmbajtjen e dokumentacionit të plotë të prokurimit;
• Udhëheq përgatitjen dhe mbikëqyrjen e zbatimit të kontratave për shërbime të KCSF-së, në përputhje me Rregulloret e brendshme, legjislacionin në fuqi dhe praktikat më të mira, përfshirë:
  • mirëmbajtjen e rregullt të sistemit të kontratave për blerje dhe shërbime të KCSF-së,
  • analizimin e vazhdueshëm të proceseve të kontraktimit të blerjeve dhe shërbimeve të jashtme të KCSF-së, identifikimin e çështjeve kryesore, si dhe përmirësimin dhe zhvillimin e dokumenteve, proceseve e procedurave të kontraktimit të KCSF-së,
  • përgatitjen e kontratave për blerje dhe shërbime, 
  • mbikëqyrjen e zbatimit të duhur të aspekteve procedurale të kontratave të KCSF-së, përfshirë kushtet e pagesës, afatet, furnitorët, etj.,
  • mirëmbajtjen e rregullt të profileve të furnitorëve dhe kontraktorëve të KCSF-së; 
• Ndihmon në zbatimin e procedurave të rekrutimit të stafit të KCSF-së, në përputhje me Rregulloren dhe procedurat e rekrutimit, përfshirë:
  • mirëmbajtjen e rregullt të sistemit të rekrutimit të stafit të KCSF-së,
  • analizimin e vazhdueshëm të proceseve të rekrutimit të stafit të ri të KCSF-së, identifikimin e çështjeve kryesore, si dhe përmirësimin dhe zhvillimin e dokumenteve, proceseve e procedurave të rekrutimit të KCSF-së,
  • përgatitjen e dokumentacionit standard për shpalljet për pozita të lira,
  • udhëzimet e përgjithshme dhe ndihmën e drejtpërdrejtë për komisionet vlerësuese të rekrutimit,
  • komunikimin me aplikues, nga shpalljet publike deri te nënshkrimi i kontratës së punës,
  • prezantimet fillestare të përgjithshme për stafin e ri, 
  • mirëmbajtjen e dokumentacionit të plotë të proceseve të rekrutimit; 
• Përcjellë zhvillimet në legjislacionin relevant në Kosovë për prokurim, punë dhe çështje tjera të administratës dhe siguron interpretimin dhe përfshirjen e duhur në dokumentet dhe praktikat e punës të KCSF-së;
• Përcjellë trendët e zhvillimit në fushat relevante dhe propozon zgjidhje për përmirësim të dokumenteve, procedurave e praktikave të KCSF-së;
• Koordinon dhe udhëzon kolegët për procesin e vlerësimit të rregullt të performancës së stafit, në përputhje me Rregulloret e brendshme;
• Ndihmon në zbatimin e detyrave tjera administrative të KCSF-së;

Kandidatët(et) e interesuar(a) duhet të kenë kualifikimet dhe kompetencat e mëposhtme:

• Diplomë e studimeve bazike (Bachelor) në drejtësi, ekonomi ose degë të ngjashme të ndërlidhura me pozitën, ose minimalisht 5 vite përvojë relevante në mungesë të shkollimit të lartë;
• Njohuri të avancuar të fushës së prokurimit dhe përvojë paraprake në menaxhimin e kontratave me furnitorë e konsulentë të jashtëm;
• Njohuri të avancuar të legjislacionit të nevojshëm për kryerjen e detyrave të pozitës, me theks në legjislacionin e punës;
• Përvojë në punë të administratës, me preferencë në organizata të shoqërisë civile;
• Aftësi për identifikim të problemeve dhe ofrim të zgjidhjeve;
• Aftësi të shkëlqyera të koordinimit, analitike dhe organizative;
• Aftësi të shkëlqyera në programet kompjuterike, sidomos Word dhe Excel;
• Gatishmëri për t’u avancuar profesionalisht, përfshirë në sisteme softuerike;
• Aftësi të mira të komunikimit në gjuhën shqipe dhe angleze, ndërsa aftësitë e njëjta në gjuhën serbe do të konsiderohen përparësi. 

Përderisa kualifikimet e mësipërme janë obligative, preferohet që kandidatët(et) të kenë edhe:

• Certifikime profesionale në prokurim;
• Përvojë me punë në sisteme softuerike të prokurimit, administratës dhe/ose burimeve njerëzore;
• Leje të vozitjes – Kategoria B.

Dokumentet e nevojshme për aplikim janë:

• CV
• Letër motivimi

Dokumentet e lartshënuara duhet të dërgohen në e-mail adresën aplikimi@kcsfoundation.org deri më 27 maj 2022. N? faz?n e par? t? aplikimit, nuk k?rkohet d?rgimi i asnj? informate apo dokumenti shtes?.

Siguria e të dhënave dhe parimet e privatësisë janë të rëndësishme për ne. Të dhënat tuaja do t’i trajtojmë me konfidencialitet të plotë.

KCSF synon që të angazhojë Zyrtarin (en) e e Administratës dhe Prokurimit, duke filluar prej muajit qershor ose korrik 2022. Ambienti, kushtet e punës dhe pagesa janë të shkëlqyeshme, ndërsa pagesa e saktë vendoset varësisht nga kandidati(ja) i/e përzgjedhur.

Vetëm kandidatët(et) e përzgjedhur(a) në listën e ngushtë do të kontaktohen. Varësisht nga cilësia e aplikacioneve dhe numri i kandidatëve(eve) të përzgjedhur(a) në listën e ngushtë, KCSF mund të kërkojë nga kandidatët(et) e listës së ngushtë t’i nënshtrohen testeve dhe/ose intervistave shtesë.

Në mungesë të aplikacioneve të përshtatshme, KCSF mban të drejtën që të mos përzgjedhë asnjë nga kandidatët(et) e paraqitur(a).

KCSF është organizatë e cila e vlerëson diversitetin brenda stafit, përkushtohet për mos-diskriminim dhe siguron trajtim të barabartë të të gjithë kandidatëve e kandidateve gjatë procedurës së rekrutimit, pa paragjykime, pavarësisht nga gjinia, raca, feja, mosha, përkatësia kombëtare, orientimi seksual, gjendja martesore, vendbanimi, nevojat e veçanta apo ngjyra.